要给三百位客户发邀请函，逐份改名字既慢又容易出错。邮件合并的思路很简单：文档里只写一份模板，把姓名、公司、金额这些变量留给数据表提供。
准备数据源
把需要替换的信息整理成一张表格，第一行必须是字段名，例如「姓名」「公司」「金额」，下面一行对应一条记录。数据表不要有合并单元格、不要留空行，金额列提前设好数值格式，避免合并后出现一长串小数。
在主文档中插入合并域
打开写好的模板文档，从「引用」选择「邮件合并」，指定数据源文件。把光标放在需要插入变量的位置，点击「插入合并域」，选择对应字段。正文中的固定文字保持不变，变量位置会显示为占位符，例如「尊敬的《姓名》先生」。
预览与批量生成
点击「预览结果」可逐条查看生成效果，用前后箭头切换记录，重点核对三条：称谓是否正确、金额格式是否正常、日期是否完整。确认后在「合并到新文档」中选择「全部记录」，系统会生成一份包含所有记录的长文档，再按需拆分或打印。
常见问题
- 金额变成 1234.5：在数据源中设置两位小数格式，或合并后用查找替换处理；
- 出现空白记录：数据表末尾有空行，删除后重新指定数据源；
- 日期显示为数字：数据源的日期列改为文本或日期格式；
- 每份要单独一页：在模板末尾插入分页符再合并。
还能用在哪
除了邀请函，成绩单、录用通知、工资条、合同封面都可以用同一套流程。把模板与数据表分别保存为固定文件，下次换一批数据即可复用，是行政与人事岗位最省时的批量文档技巧之一。