把改好的稿子直接发回去，对方只能看到结果，看不到你改了什么、为什么改。修订模式解决的是这个问题：每一处增删都被记录，作者与时间清晰可查。

开启修订模式

在「审阅」选项卡点击「修订」，按钮变为选中状态后，接下来的输入与删除都会以彩色标记呈现：新增文字带下划线，删除文字带删除线。再次点击即可关闭，关闭后只记录结果不记录过程。团队协作时建议在文档开头注明当前处于修订状态。

批注与 @ 提醒

选中需要讨论的文字，点击「新建批注」输入意见，比直接改正文更礼貌也更清晰。批注可以回复形成对话串，处理完点击「解决」收起，既保留记录又不干扰阅读。对关键段落提出疑义时，用批注说明依据，比在群里单独发消息更容易追溯。

接受与拒绝修订

定稿前需要逐条处理：在「审阅」中选择「接受」或「拒绝」，可以单条处理，也可以一次性全部接受。多人修改的稿件建议先按作者筛选，例如先处理自己的修订，再审阅他人的；处理完记得关闭修订模式，避免下一次修改继续留痕。

比较两份文档

如果对方直接改了原文而没有开修订，可以用「比较文档」功能，把原始版与新版分别选入，系统会生成一份带差异标记的新文档，效果等同于补上修订记录。这个功能在核对合同、方案改动时尤其有用。

打印与导出留痕稿

需要给上级看修改过程时，在打印设置中选择「显示标记的文档」，导出 PDF 也会保留批注与修订线。正式对外发布前再选择「显示最终状态」，避免把内部讨论带出去。