合同、报价、工资表这类文件，发给谁、能不能改，最好在文件层面就限制住。加密不难，难的是别忘了密码。
打开密码
在文件信息里选择文档加密，设置打开密码后，没有密码连内容都看不到。密码建议 12 位以上，混合大小写与符号，不要用姓名拼音或连续数字。设置时勾选显示密码，确认没有输错再保存。
限制编辑与复制
只允许对方阅读时，可以设置权限密码并禁止编辑、禁止复制内容。这类限制对普通阅读者有效，但不能替代真正的加密，重要材料的核心数据仍应控制分发范围。修订模式下的批注也可能泄露内部意见，外发前先接受或删除修订。
加密之后的备份
加密文件一旦忘记密码，基本无法恢复。至少保留一份未加密原件放在受控位置，或把密码记录在密码管理工具里。团队共享的文件不要用个人私密密码，否则人一离职就打不开。
- 密码 12 位以上，避免个人信息；
- 限制编辑不等于加密；
- 务必保留一份可恢复的原件。
打不开时怎么排查
先确认大小写与输入法，再检查是否误开了同名旧文件。通过分享链接下载的文件如果提示损坏，优先重新下载而不是反复试密码。
发给对方的注意事项
加密文件外发时，把密码通过电话或另一条消息告知，不要和文件放在同一封邮件里。对方需要修改内容时，提供可编辑副本并单独说明限制，避免来回确认。团队内部的加密文件，密码交由负责人统一保管。
小结
加密是为了控制范围，备份是为了控制风险。两者都做到，文件才真正安全。