一份几十兆的 PDF 发不进邮箱，多数情况是里面塞了大尺寸图片，而不是文字太多。找对体积来源，压缩才有意义。
先看体积来自哪里
纯文字 PDF 通常只有几百 KB，超过十兆基本是图片或嵌入字体造成。扫描件每页就是一张照片，页数越多体积越大。判断清楚之后再选压缩方式，才不会把文字压糊。
使用内置压缩
PDF 工具里的压缩提供不同等级，等级越高体积越小，画质损失也越明显。日常传阅选中等即可，需要打印的合同、图纸建议用低压缩保住细节。压缩后另存新文件，原件保留。
图片降采样是关键
压缩的核心是把图片分辨率降到屏幕够用的水平，通常 150 dpi 已能满足阅读。扫描件可以先降低分辨率再合并，比事后压缩效果更好，合并多个文件的方法见PDF 合并与拆分。
压缩后检查什么
逐页翻看文字是否发虚、印章是否还能辨认、细线表格有没有断。手机拍的扫描件本身清晰度有限，过度压缩后关键信息可能无法识别，这时宁可分成两份发送。用手机扫描时就把分辨率设低一些，能从源头控制体积。
压缩后还能不能打印
用于打印的文件把分辨率保在 300 dpi 左右，压缩等级选低，宁可体积大一些；屏幕阅读与邮件传阅 150 dpi 足够。带印章、手写签名的页面降低压缩强度，避免线条糊成一团。压缩前先另存原件，反复压缩会让画质逐次下降，需要多次调整时始终从未压缩版本开始。
小结
判断来源、选中等等级、逐页验收，三步就能把文件压到可发送的范围内，同时保住关键信息的可读性。